Jak bude vypadat zasedačka budoucnosti? Podobu ovlivňuje vývoj techniky i způsobu práce

Lidé již dnes využívají internet, aplikace a sociální média k neustálé soukromé i pracovní komunikaci. Potkávají se a jednají spolu ne více nebo méně, ale každopádně jinak. Osobní jednání jsou nahrazována videohovory, telefony a messengery. Přesto zaměstnanci potřebují mít klid na práci, důležitý telefonní hovor, možnost vést formální i neformální komunikaci nebo si třeba jen utřídit myšlenky. To vše má vliv na uspořádání pracoviště a v neposlední řadě také na zasedačky.

Flexibilita především

Každá firma má jiné potřeby, a tedy i každá zasedačka je jiná. Nejen u velkých korporátů, ale i u menších firem je nutné myslet na to, aby prostor vyhovoval pro reprezentativní jednání s obchodními partnery a důležitými zákazníky, stejně jako pro provozní interní jednání ve větších i menších týmech. A tento požadavek bude možné díky moderním řešením ještě dále rozvíjet. Firmy si již nemusejí nechat zdát o multifunkční zasedací místnosti, která bude splňovat nároky na reprezentaci i na praktické vybavení při použití multimédií.

„Trend je jednoznačný. Směřuje ke kombinaci různých typů setkání s audiovizuálním propojením na dálku, protože právě šetření nákladů na služební cesty díky využití videokonferencí je výrazné. K tomu je třeba využívat moderních řešení v zasedacích místnostech tak, aby bez drátů a viditelné techniky obsahovala maximum funkčních a přínosných technologií. Pak i využití může být od ryze designového a reprezentativního prostoru až po plně multimediální hi-tech studio. Nejzásadnějším aspektem efektivního využití zasedacích místností je hned po technické stránce také uživatelská vstřícnost, tedy jednoduché a intuitivní použití integrované techniky,“ říká Andrej Hronec ze společnosti Audiopro. „Technika by měla sloužit a šetřit čas, ne odrazovat a zdržovat. Vybavení zasedací místnosti musí vyhovovat různorodým, často protichůdným požadavkům a využívat potenciál daného prostoru, což vyžaduje určité zkušenosti. Je nutné myslet na řadu faktorů – kromě nápaditého a přizpůsobitelného prostředí je žádoucí vytvořit prostor, který bude správně osvětlený, ale bude zde možné využívat i kvalitní projekci sdíleného obsahu. Důležitá je i akustika místnosti, tedy nejen její ozvučení, ale i zvukové odstínění od dalších prostorů firmy.“

Skutečným srdcem jsou moderní technologie

Zasedačka budoucnosti je doslova napěchovaná technologiemi. Při práci je třeba mít po ruce stále více aplikací a cloudových řešení. Prim zde stále hraje prezentační technika, samozřejmostí jsou již různé videokonferenční systémy a připojení do komunikačních systémů firmy i na internet. To vše samozřejmě v bezdrátové variantě, protože jinak není možné dosáhnout zároveň reprezentativního charakteru prostoru. Důležité informace, které se zde probírají, také nesmějí unikat přes „zavřené dveře“. Zajištění komunikačního soukromí zasedaček, ale např. i kanceláří managementu dnes řeší řada chytrých a často finančně nenáročných technologií, které navíc zvyšují uživatelský komfort a posilují soukromí i soustředění v kancelářích typu open space.

„Zasedací místnosti nebudou jen potemnělé prostory v případě zapnutí projekce, plné drátů a technického vybavení, které lidé ve firmě mnohdy neumí ani efektivně využít. S pomocí speciálních materiálů projekčních ploch, které pohlcují ambientní světlo, je obraz zřetelný i za běžného denního světla, či plného osvětlení,“ říká Andrej Hronec. „Moderní komunikační systémy vynikají tím, že v sobě stále více spojují mnoho funkcí za použití nejrůznějších často skrytých prvků. Zvukové odstínění zasedací místnosti zase zajistí chytrá technologie Sound Masking, kterou je možné poměrně bez problémů zakomponovat do ‚hotových‘ interiérů.“

Se zvyšováním mobility lidí, kdy mnozí členové týmu mohou spolupracovat na projektu třeba z druhého konce světa, anebo kdekoli v terénu, dochází i k určité atomizaci jednacích prostor. V poslední době je trendem kromě jedné velké jednačky dovybavit komunikační technikou také některé z tzv. „odpočinkových“ zón, odkud je možné v pohodlí a neformální atmosféře řešit provozní jednání.

Zasedačka musí být příjemná, světlá a pohodlná

Základním předpokladem pro správný návrh zasedačky je poznat reálné potřeby lidí, kteří ji budou využívat. Jiná bude ve firmě s neformální kulturou, jiná ve společnosti, která si zakládá na korporátní identitě. Ve firmách „nové ekonomiky“ tráví lidé jednáními více než třetinu pracovní doby, v případě vyššího managementu je to dokonce více než polovina, proto jednací prostory hrají v životě firmy a jejích zaměstnanců stále významnější roli.